Erfolgsgeschichte
Hewlett-Packard, Japan
Unternehmenshintergrund
Hewlett-Packard ist ein globaler Anbieter von Technologielösungen für Privat- und Geschäftskunden sowie öffentliche Einrichtungen. Das Leistungsangebot des Unternehmens umfasst die Bereiche IT-Infrastruktur, Personal Computing, Bildverarbeitung und Drucken.
Das Proposal Center von HP Japan besteht aus einem Team von Presales-Ingenieuren, die die Verkaufsabteilung unterstützen, indem sie Kundenangebote vorbereiten. Das Hauptziel des Proposal Center besteht darin, die Kundenzufriedenheit zu steigern und Qualität zu schaffen, indem die kleinen, alltäglichen Probleme der Kunden gelöst werden.
Die Herausforderung
Das Team des Proposal Center zielt darauf ab, einfache Angebotsdokumente zu erstellen, die echte Werte für HP-Kunden schaffen. Da es äußerst wichtig ist, dass alle Angebote umgehend übermittelt werden, ist das Team stets darum bemüht, die Angebotserstellung effizienter zu gestalten.
Die visuelle Komponente spielt eine wichtige Rolle, denn sie stellt sicher, dass das Angebot professionell aussieht und für den Kunden leicht verständlich ist. Dabei werden oft zahlreiche Grafiken eingefügt, was dazu führt, dass die Größe der Angebotsdatei leicht mehrere Megabytes erreichen kann.
Solch große Dateien können beim Versenden per E-Mail u. U. Probleme verursachen, wenn sie vom E-Mail-Server des Kunden zurückgewiesen werden. Selbst wenn die Übertragung erfolgreich war, stellen allzu große Dateien für den Kunden eine Belastung dar, und es gehört zu guten E-Mail-Umgangsformen, die Größe von Anlagen so weit wie möglich zu reduzieren, ohne jedoch Qualität oder Klarheit zu opfern.
Die Strategie
Langfristig war es unrealistisch, die Größe der Angebotsdateien durch manuelle Optimierung der Grafiken zu reduzieren, da dies zu viel Zeit, Arbeit und Sachkenntnis in Anspruch genommen hätte. Daher entschied sich HP Japan, für alle Presales-Ingenieure NXPowerLite Desktop Edition bereitzustellen.
Wir haben die Evaluierungsversion von NXPowerLite ausprobiert, und da diese sehr benutzerfreundlich war und über ausgezeichnete Komprimierungsfähigkeiten verfügte, haben wir sie in der gesamten Abteilung eingesetzt.
Kumiko Matsuno, Pre-Sales Shared Services, HP Japan
Das Ergebnis
Alle Presales-Ingenieure verwenden jetzt NXPowerLite, um ihre Angebote zu optimieren, bevor sie sie an die Kunden senden. Die kleineren Dateigrößen erleichtern den Kunden das Empfangen und Anzeigen von Angeboten, ohne dass Abstriche bei der Qualität gemacht werden mussten. Dadurch konnte die Kundenzufriedenheit erheblich gesteigert werden.
Zusätzliche Vorteile
NXPowerLite hat die Produktivität bei der Erstellung von Angeboten erhöht. Presales-Ingenieure müssen Grafiken nicht mehr manuell optimieren - was ein sehr zeitaufwendiger Prozess ist -, bevor sie sie in ihre Angebote einfügen.
Durch Festlegung der Komprimierungseinstellungen, die Presales-Ingenieure bei der Optimierung ihrer Angebote verwenden, können Qualitätsstandards problemlos eingehalten werden.
Auch die Kommunikationseffektivität konnte verbessert werden. In der Vorbereitungsphase senden die Projekt-Stakeholder einander häufig Entwürfe des Angebots per E-Mail zu. Aufgrund der Dateigrößen war ein solcher Austausch bislang sehr ineffektiv. Darüber hinaus hat NXPowerLite die Effektivität der internen Netzwerkressourcen maximiert, da kleinere Dateien das Netzwerk weniger belasten.
Schließlich konnten durch NXPowerLite auch die Speicher- und Datensicherungsanforderungen deutlich reduziert werden. Da die Angebotsdateien kleiner sind, steht auf dem Server mehr Festplattenspeicher zur Verfügung, und Datensicherungen können schneller durchgeführt werden.
Schlussfolgerungen
NXPowerLite konnte in verschiedenen Bereichen zu mehr Effektivität und größerer Kundenzufriedenheit beitragen. Presales-Ingenieure können sich auf die Angebotserstellung konzentrieren, ohne sich über die Dateigröße Gedanken machen zu müssen, und die Angebote können schnell und einfach zwischen Projekt-Stakeholdern ausgetauscht werden.
Da die Dateien von mehreren Megabyte auf mehrere hundert Kilobyte reduziert werden konnten, kann HP Japan sie guten Gewissens an seine Kunden senden.
Da die optimierten Dateien ihr ursprüngliches Format beibehalten, können Kunden sie problemlos öffnen, ohne dass ein spezieller Viewer oder ein Dekomprimierungs-Dienstprogramm erforderlich ist.
HP Japan ist stolz darauf, seinen Kunden stets die neueste IT-Infrastruktur und die neuesten Lösungen anbieten zu können. Natürlich wollen wir auch unsere eigenen Netzwerk- und Serverressourcen so effektiv wie möglich einsetzen. Durch die Reduzierung der Dateigröße von Angeboten konnten wir die Kundenzufriedenheit steigern, die Unternehmensproduktivität erhöhen und unser Netzwerk effektiver nutzen.
Takayuki Shigematsu, Advanced Technology Solutions Manager, HP Japan
